外贸公司为什么需要考虑通过软件数字化管理企业业务呢？当公司的业务规模逐渐扩大，客户数量、订单量、产品种类等都在不断增加时，传统的手工管理或简单的Excel管理方式就会出现错误率高的情况，各个环节之间信息不透明、不共享，会导致工作效率低下，整体工作质量力不从心。
之前服务过的一家做五金工具外贸公司，他们公司有两种贸易模式：一种是，直接出口给国外客户；另一种是，内销批发给国内公司。关于产品的来源主要有两个方面：一个是，自己本厂生产的（采购配件本厂加工）（外协，配件让别家处理）（包工包料）；另一个是，外采购的成品。公司想通过外贸软件，实现外协的入库之后再出口（包括配件库、成品库、周转库）。
由于公司属于外包形式的，有成品的管理，配件的管理，有客户来图来样现加工的，还有客户需求的一些连带产品。关于核对价格方面，都是人工手动操作，比较费工。产品种类比较杂，员工精力比较散，对于客户等级的确定，易销产品的判断等，需要通过外贸软件快速实现分析。关于库存方面，希望通过软件让仓管员也能直接报出成本。最重要的一点，由于之前没有用过系统管理企业，整体员工都没有使用软件经验，想让员工尽快上手，对外贸软件操作的流程需要简单易懂。
对于公司遇到的问题难点，外贸软件可以通过以下方式来实现管理：
【贸易模式方面】
1）出口管理：
订单管理：通过软件快速创建、编辑、查询和跟踪出口订单。根据订单信息，自动匹配库存，生成发货单。支持物流跟踪，确保货物安全送达客户。客户信息：详细维护国外客户信息，包括联系方式、交易历史等。报价与合同：根据客户询盘调取对应的产品信息，快速生成报价单、合同，审批通过后直接发给客户。
2）内贸管理：
在软件功能列表中，对内贸业务有单独的模块，对订单进行创建、修改、查询和跟踪。
【产品方面】
1）本厂生产产品：
BOM管理：建立并维护产品的物料清单（BOM），包括配件和原料。配件采购：记录采购的配件信息，跟踪其库存状态。外协管理：管理外协加工订单，包括订单分配、进度跟踪、质量检查等。包工包料：对于包工包料的订单，能够清晰地跟踪和管理相关成本。来图定制产品：记录客户需求的连带产品信息，与订单模块关联，确保连带产品能够准确发货。
2）外购成品：
记录外购成品的详细信息，包括供应商、价格、库存等。订单跟踪：跟踪外购成品的订单状态，确保及时到货。
3）成品方面：
维护成品的详细信息，包括规格、价格、库存、来源等。与订单模块关联，确保发货准确性。
4）配件管理：
记录配件的详细信息，包括来源、库存等。
5）产品分析：
根据外贸软件统计的销售数据进行BI智能分析，帮助确定客户等级和易销产品。自动生成管理者需要看到的各种报表，为管理层提供决策依据。
【库存方面】
外协入库：录入外协加工的配件或成品信息，包括数量、质量等。自动更新库存信息，确保库存数据的准确性。库存管理：支持配件库、成品库、周转库一体化管理，动态同步库存信息，确保数据的准确性。
【客户来图来样方面】
支持上传客户提供的图纸和样品信息。根据客户提供的信息，快速生成定制报价。
【价格核对】
支持价格自动核对或手动核对功能，减少人工操作产生的错误。维护产品价格库，方便快速查询和修改。
【成本管理】
外贸软件生成成本分析报表，帮助企业控制成本。
外贸业务涉及订单管理、采购管理、库存管理、财务管理、客户关系管理等多个环节，外贸软件的主要作用，就是打通各个环节之间信息不透明、不共享，提高工作效率。通过引入软件进行数字化管理，帮助企业减少人力成本、降低错误率、优化库存管理、提高资金周转率等，从而降低整体运营成本。随着数字化时代的到来，越来越多的外贸企业开始重视数字化转型。通过引入ERP系统管理，逐步实现业务流程的数字化、数据化和智能化，提高企业的竞争力和可持续发展能力。